Toptancı halinde işin en sıkışık anı çoğu zaman künyedir: araç kapıda bekler, müşteri acele eder, aynı bilgileri bir de Hal Kayıt Sistemi'ne (HKS) girmek gerekir. EfeHal'de künyeyi satışı ya da alışı kaydettiğiniz ekranın içinden alırsınız. HKS'nin kendi ekranına geçmez, bilgileri ikinci kez yazmazsınız; künye numarası kaydınıza, faturanıza ve irsaliyenize kendiliğinden işlenir.
Künye nedir, neden zorunludur?
Künye, sebze ve meyvenin üreticiden tüketiciye kadar hangi aşamalardan geçtiğini gösteren kayıt numarasıdır. Hal içinde ve hal dışında yapılan alış, satış ve sevklerin HKS'ye bildirilmesi gerekir; her bildirimin sonunda HKS bir künye numarası verir. Bu numara ürünle birlikte belgelerde yer alır ve ürünün izlenebilirliğini sağlar.
Künyesi alınmamış ya da yanlış bilgiyle alınmış bir satış, yolda yapılan denetimde de, alıcının kendi bildiriminde de sorun çıkarır. Bu yüzden künyeyi hızlı almak kadar doğru almak da önemlidir: alıcının sıfatı, ürün, miktar, fiyat ve araç plakası doğru girilmelidir.
EfeHal'de künye nasıl alınır?
EfeHal, HKS'nin web servislerine doğrudan bağlanır. Künye almak için ayrı bir işlem yapmazsınız; günlük çalıştığınız alış ve satış ekranları künyeyi de alır.
- Satışı kaydedin. Ürün Satış ekranında alıcıyı seçin, ürünleri, miktarları ve fiyatları girin.
- "Künye Al" düğmesine basın. EfeHal bildirimi HKS'ye gönderir; dönen künye numarası satış satırına yazılır.
- Belgeyi kesin. e-Fatura, e-Arşiv ya da e-İrsaliye kesildiğinde künye numarası belgeye otomatik eklenir.
Ürün Alış ekranında da aynı düzen geçerlidir. Klavyeyle çalışanlar için kısayollar vardır: kaydetmek için Ctrl + S, künye almak için F10. Yoğun saatte fareye uzanmadan art arda kayıt girebilirsiniz.
Alıcı bilgisi baştan doğru girilsin
Künyede en sık yapılan hata alıcının yanlış sıfatla seçilmesidir. EfeHal'de yeni bir cari kaydederken TC kimlik ya da vergi numarasıyla HKS'de kayıtlı kişi sorgulaması yapılır. Kişinin HKS'de kayıtlı bir sıfatı yoksa program sizi uyarır ve pazarcı, lokanta, üretici gibi uygun sıfatı seçmenizi ister. Böylece künye, alıcı tarafında reddedilecek bir bilgiyle alınmaz.
Künye listesi: aldığınız her künye tek ekranda
Alış ve satış künyeleriniz Künye Listesi ekranında toplanır. HKS'deki son durumu çekmek için "Künye Listesini Güncelle" demeniz yeterlidir. Liste üzerinde şunları yapabilirsiniz:
- Künye türüne (alış ya da satış künyesi), künye numarasına, tarih aralığına, cariye, stok kartına ve araç plakasına göre arama
- Kalan miktar takibi: bir alış künyesinden ne kadar ürün satıldığını, ne kadarının elde kaldığını görme; kalanı sıfır olanları ayrıca listeleme
- Seçilen künyelerden toplu müstahsil makbuzu ya da irsaliye oluşturma
- Seçilen künye numaralarını tek tıkla kopyalayıp mesaja ya da başka bir belgeye yapıştırma
- Künye çıktısı alma ve listeyi Excel'e aktarma
Sevk ve depolar arası transfer
Malı kendi deponuza, şubenize ya da başka bir işyerine gönderirken de bildirim gerekir. EfeHal'in Sevk İşlemi ekranında çıkış deposunu, cariyi, varış yerini ve araç plakasını girip künyeyi aynı ekrandan alırsınız. Yapılan sevkler ayrı bir listede tutulur; hangi malın nereye, hangi araçla gittiği sonradan da görülür.
Künye, fatura ve stok tek kayıttan
Ayrı bir HKS ekranı kullanan işletmelerde aynı satış üç kez yazılır: önce HKS'ye, sonra fatura programına, sonra stok ya da cari defterine. Her tekrar hem zaman kaybıdır hem de hata kaynağıdır. EfeHal'de bilgi bir kez girilir:
- Künye numarası satış kaydına işlenir,
- e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye aynı kayıttan kesilir,
- stok, cari bakiye ve kasa aynı anda güncellenir.
HKS'ye daha önce yüklenmiş dosyalardan fatura kesilmesi gereken alış ve satışlar da ayrı bir listede gösterilir; hangi künyenin faturası kesilmedi, gözden kaçmaz.
Logo kullananlar için
Muhasebesini Logo ERP'de tutan işletmeler için EfeHal'in Logo entegrasyonu vardır. Künye ve fatura bilgileri iki programa ayrı ayrı girilmez.
Yapay zekâ asistanı Katip ile künye
EfeHal'in yapay zekâ asistanı Katip'e "bugün aldığım künyeleri listele" diye yazmanız yeterli; ilgili kayıtları ve künye çıktısını getirir. Künye almak gibi resmi işlemler ise yine sizin onayınızla yapılır.
Online ya da offline
EfeHal ister bulutta çalışır, halde, depoda ya da yolda telefonunuzdan künyelerinize ulaşırsınız; ister internet bağlantısı gerektirmeden kendi bilgisayarınıza kurulur. Offline kurulumda da künye almak ve e-belge göndermek için o an internet bağlantısı gerekir, çünkü bildirim HKS'ye ve entegratöre iletilir.
Sık sorulan sorular
Künye almak için HKS şifremi programa girmem gerekir mi?
Evet. HKS'ye sizin adınıza bildirim yapılabilmesi için HKS şifreniz ve HKS servis şifreniz bir kez EfeHal'e tanımlanır. Bundan sonra künye her seferinde alış ya da satış ekranından alınır.
Aldığım künyeyi sonradan görebilir miyim?
Evet. Tüm alış ve satış künyeleri Künye Listesi'nde tarih, cari, ürün ve plakaya göre aranabilir; çıktısı alınabilir ve Excel'e aktarılabilir.
Alış künyesinden ne kadar ürün kaldığını nasıl takip ederim?
Künye Listesi her alış künyesinin kalan miktarını gösterir. Sattıkça kalan miktar düşer; kalanı sıfırlananları ayrıca listeleyebilirsiniz.
Künye numarası faturaya kendim mi yazacağım?
Hayır. e-Fatura, e-Arşiv ya da e-İrsaliye aynı kayıttan kesildiğinde künye numarası belgeye otomatik eklenir.
Hal dışında çalışan tüccarlar da kullanabilir mi?
Evet. EfeHal hal içi komisyoncu ve tüccarların yanında hal dışı tüccarların alış, satış ve sevk bildirimlerini de yapar.