HKS irsaliyesi nedir? HKS'de mal hareketi bildirilir ve künye alınır; sevk irsaliyesi ise ayrı bir vergi belgesidir ve künye numarası irsaliyeye yazılır. Künye, irsaliye ve fatura arasındaki farkı ve e-İrsaliye zorunluluğunu HKS İrsaliyesi Nedir? rehberinde ayrıntılı anlattık. Bu sayfa, bu belgelerin EfeHal'de nasıl tek kayıttan oluştuğunu anlatır.
Bir hal satışı tek belgeyle bitmez. HKS bildirimi ve künye, alıcının durumuna göre e-Fatura ya da e-Arşiv fatura, mal yola çıkıyorsa irsaliye birlikte yürür. Bu belgeler ayrı programlarda hazırlandığında aynı satış üç kez yazılır, belgelerden biri unutulur ya da rakamlar birbirini tutmaz. EfeHal'de satışı bir kez kaydedersiniz; künye, fatura ve irsaliye aynı kayıttan oluşur.
Halde belge süreci neden karmaşıktır?
Hal faturası sıradan bir satış faturası değildir. Komisyon, rüsum, navlun, hammaliye ve stopaj gibi kalemler doğru hesaplanmalı, künye numarası belgede yer almalı, alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilmelidir. Yoğun saatte bu ayrımları elle yapmak hem yavaştır hem de hataya açıktır. Yanlış kesilen bir belgenin iptali ve yeniden düzenlenmesi de ayrıca zaman alır.
Tek kayıttan tüm belgeler
- e-Fatura ve e-Arşiv: Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv otomatik seçilir; hangisini keseceğinizi düşünmezsiniz.
- e-İrsaliye: Sevkiyatlı satışlarda irsaliye aynı kayıttan hazırlanır. İrsaliye ekranında belgenin son hâlini göndermeden önce ön izlemede görürsünüz.
- HKS künyesi: Künye bildirimi satışla birlikte yapılır, künye numarası faturaya ve irsaliyeye yazılır.
- GİB onaylı entegratör: Belgeler özel entegratör üzerinden gönderilir ve yasal süre boyunca arşivlenir.
Hal tipi fatura ve kesintiler
Komisyon, rüsum, navlun, hammaliye ve stopaj oranları işletmenizin ayarlarına göre bir kez tanımlanır. Fatura kesilirken bu kalemler otomatik hesaplanır; siz sadece kontrol edip onaylarsınız. Oran değiştiğinde ayarı güncellemeniz yeterlidir, her faturada tek tek hesap yapmazsınız.
Komisyoncular için ayrıca "Komisyon Kesilebilecek Cari Listesi" vardır. Satışı tamamlanan müstahsillerin komisyon faturalarını carinin tüm bitenlerine, biten ve devam edenlerine ya da sadece seçtiklerinize toplu olarak kesebilirsiniz.
Künyelerden toplu irsaliye
Künye Listesi'nde seçtiğiniz künyelerden tek seferde irsaliye oluşturabilirsiniz. Gün içinde alınan künyeleri akşam tek tek irsaliyeye dönüştürmekle uğraşmazsınız. İrsaliye listesinde yeni irsaliye için F2, kaydetmek için Ctrl + S kısayolları vardır.
Fatura listesi ve cari hesap
Kesilen ve size gelen faturalar Fatura Listesi'nde toplanır. "Fatura Listesini Güncelle" ile entegratördeki son durum çekilir. Gelen bir faturayı tek tıkla cariye aktarabilir, carinin hesap hareketlerine aynı ekrandan geçebilirsiniz. Liste tarih, cari ve ürüne göre filtrelenir; Excel ve PDF olarak alınabilir.
HKS'ye daha önce yüklenmiş dosyalardaki alış ve satışlardan faturası kesilmemiş olanlar ayrı bir listede gösterilir. Hangi künyenin faturası eksik, gözden kaçmaz.
Nakliye faturası
Nakliye hizmeti de veren işletmeler için ayrı bir nakliye faturası ekranı vardır. Hizmet kalemlerini, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranını girersiniz; tutar sınırı aşıldığında tevkifat program tarafından uygulanır ve ödenecek tutar ayrı gösterilir. Fatura seri ve sıra numarası, ödenen ve kalan tutar aynı ekranda takip edilir.
Online ya da offline
EfeHal ister bulutta çalışır ve belgelerinize bilgisayar, tablet ya da telefondan ulaşırsınız; ister internet bağlantısı gerektirmeden kendi bilgisayarınıza kurulur. Offline kurulumda da e-belgeyi göndermek ve künye almak için o an internet bağlantısı gerekir, çünkü belge entegratöre, bildirim HKS'ye iletilir.
Sık sorulan sorular
e-Fatura mı e-Arşiv mi keseceğimi program mı belirliyor?
Evet. Alıcının e-Fatura mükellefiyeti sorgulanır; mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilir.
Künye numarasını faturaya kendim yazmam gerekir mi?
Hayır. Künye satışla birlikte alınır ve numarası faturaya ve irsaliyeye otomatik eklenir.
Hangi entegratörle çalışıyorsunuz?
EfeHal birden fazla GİB onaylı özel entegratörle çalışır. Hangisini kullandığınızı kurulumda birlikte belirleriz.
Komisyon ve stopaj oranlarım farklı, uyarlanabilir mi?
Evet. Kesinti oranları işletme ayarlarından tanımlanır ve faturalarda bu ayarlara göre hesaplanır.
Faturaları dışarı alabilir miyim?
Evet. Fatura ve irsaliye listeleri Excel ve PDF olarak alınabilir.